Забудьте о скучных банкетных залах! Мы организуем незабываемое торжество прямо на природе, в замке или даже в космосе (почти).
Предлагаем полное сопровождение ваших event-проектов: от разработки концепции и подбора площадки до кейтеринга и развлекательной программы.
К каждому событию – индивидуальный подход и креативные решения, учитывающие все ваши пожелания и бюджет.
Создаем впечатляющие события под ключ.
Как выбрать идеальное место для вашего мероприятия?
При выборе места для торжества определитесь с количеством гостей. Помещение должно вмещать всех приглашенных, обеспечивая достаточно пространства для комфортного перемещения и зон отдыха.
Учитывайте тематику и формат события. Для свадебных торжеств подойдут банкетные залы с возможностью декорирования и зонирования, как например, при Проведение свадебных банкетов в Щелково. Для деловых встреч – конференц-залы с техническим оснащением.
Обратите внимание на доступность локации. Удобный подъезд, наличие парковки или близость общественного транспорта упростят прибытие для всех участников.
Оцените предоставляемый сервис и дополнительные опции. Наличие кейтеринга, звукового и светового оборудования, персонала для обслуживания – значительные плюсы.
Сопоставьте бюджет и предлагаемые условия. Заранее уточните стоимость аренды, наличие скрытых платежей и возможности для экономии.
Организация гастрольных событий.
Чек-лист подготовки гастрольного события: ничего не забыть
Перед выездным ивентом: составьте детализированный тайминг с указанием ответственных за каждый пункт, от логистики до кейтеринга.
Логистика и транспорт
Подготовьте план маршрута с учетом пробок и альтернативных путей. Забронируйте транспорт (автобусы, микроавтобусы, личный транспорт) и проверьте его техническое состояние. Убедитесь, что у водителей есть все необходимые документы.
Место проведения
Заблаговременно посетите площадку для собрания. Проверьте наличие розеток, освещения, звукового оборудования. Согласуйте с администрацией размещение баннеров и указателей.
Оборудование и материалы
Составьте список необходимого оборудования (проекторы, экраны, микрофоны). Протестируйте оборудование накануне. Упакуйте все материалы в отдельные контейнеры с маркировкой. Не забудьте запасные батарейки.
Питание и напитки
Закажите кейтеринг с учетом диетических ограничений участников. Предусмотрите достаточное количество воды и прохладительных напитков. Убедитесь, что у поставщика есть все необходимые лицензии.
Безопасность
Разработайте план эвакуации на случай ЧС. Обеспечьте наличие аптечки первой помощи. Назначьте ответственных за безопасность.
Коммуникация
Создайте чат для оперативной связи с участниками. Распространите контакты ответственных лиц. Подготовьте информационные материалы с программой и контактами.
Бюджет выездного мероприятия: как оптимизировать затраты?
Сократите расходы на транспорт, организовав совместные поездки для участников. Предложите компенсацию за использование личного транспорта с учетом километража и текущих цен на топливо, но установите лимит на общую сумму компенсаций.
Выбирайте площадки для проведения с гибкой ценовой политикой. Обсудите возможность скидок при бронировании в непиковые сезоны или дни недели. Рассмотрите альтернативные места, такие как коворкинги или учебные заведения, предлагающие залы в аренду по сниженной цене.
Оптимизируйте питание, исключив из меню дорогостоящие блюда и напитки. Замените кейтеринг на оптовые закупки продуктов и приготовление пищи силами команды или привлеченного персонала. Рассмотрите вариант заказа еды из ресторанов с оптовыми скидками.
Сократите затраты на развлечения, используя бесплатные ресурсы: посещение местных парков, исторических мест или проведение конкурсов с небольшими призами. Привлекайте волонтеров для помощи в проведении развлекательной программы.
Ищите скидки на проживание, бронируя номера заранее или выбирая отели, предлагающие корпоративные тарифы. Альтернативой может стать аренда квартир или домов, если это подходит для формата события.
Минимизируйте расходы на рекламу и продвижение, используя социальные сети и электронную почту для распространения информации. Создавайте контент, который будет активно распространяться участниками.
Используйте бесплатные сервисы для создания визуальных материалов, таких как приглашения, баннеры и презентации. Рассмотрите возможность сотрудничества с начинающими дизайнерами на условиях бартера.
Организация выездных мероприятий
Развлечения на выезде: идеи для незабываемой программы
Для активного корпоративного досуга предложите участникам геокешинг. Задания, связанные с историей и культурой локации, сплотят команду и подарят новые знания. Придумайте головоломки, ребусы и тайники с призами, чтобы поддерживать интерес на протяжении всего маршрута.
Если целевая аудитория предпочитает спокойный отдых, организуйте мастер-класс по гончарному делу или росписи пряников. Эти занятия развивают творческие способности и дарят ощущение умиротворения. В качестве альтернативы, закажите дегустацию локальных продуктов: сыров, вин или крафтового пива. Это позволит гостям познакомиться с гастрономическими особенностями региона.
Интерактивные шоу
Закажите научное шоу с экспериментами, которые вовлекут всех присутствующих. Фокусы с химическими реакциями и физическими явлениями удивят даже самых искушенных зрителей. Альтернативный вариант – интеллектуальная викторина с вопросами на эрудицию и логику. Победители получат памятные подарки.
Творческие проекты
Создание коллективной картины под руководством профессионального художника станет запоминающимся моментом выездного события. Каждый участник внесет свой вклад в общее произведение, которое затем можно повесить в офисе. Еще одна идея – командная лепка скульптуры из глины или песка. Это развивает навыки коммуникации и сотрудничества.
Безопасность на выездном мероприятии: что нужно учесть?
- Оцените риски локации: Проверьте наличие потенциальных опасностей, таких как скользкие поверхности, обрывы, небезопасные конструкции. Разработайте план эвакуации.
- Медицинское обеспечение: Назначьте ответственного за аптечку первой помощи. При крупных сборах наймите квалифицированного медика.
- Безопасность пищевых продуктов: Убедитесь, что еда приготовлена и хранится в соответствии с санитарными нормами. Проверьте сроки годности продуктов.
- Охрана: Для массовых событий привлекайте лицензированных охранников. Разработайте инструкции для охраны.
- Пожарная безопасность: Узнайте о местонахождении ближайших огнетушителей и путей эвакуации. Проведите инструктаж по пожарной безопасности.
- Транспорт: Обеспечьте безопасный транспорт до места сбора и обратно. Убедитесь, что водители имеют необходимые лицензии.
- Страхование: Оформите страховку ответственности на случай травм или ущерба имуществу.
Действия в чрезвычайных ситуациях
Создайте план действий при наступлении форс-мажорных обстоятельств, таких как плохая погода, аварии или беспорядки. Обучите сотрудников действиям по эвакуации и оказанию первой помощи.
Связь и коммуникация
Обеспечьте надежную связь между координаторами и участниками. Создайте систему оповещения для экстренных ситуаций.
Обратная связь после мероприятия: как оценить успех?
Для оценки успеха сбора, сразу после его завершения, отправьте участникам короткий опрос (не более 5 вопросов). Используйте шкалу Лайкерта (например, от 1 до 5) для оценки удовлетворённости различными аспектами: спикерами, контентом, местом проведения, возможностями для нетворкинга.
Сегментируйте отзывы по типам участников (например, докладчики, спонсоры, гости). Это позволит выявить проблемные зоны для каждой группы и внести адресные улучшения в следующие сборы.
Анализ количественных данных
Подсчитайте средний балл по каждому вопросу в опросе. Определите области с наименьшим средним баллом – это индикатор для улучшений. Рассчитайте Net Promoter Score (NPS), чтобы оценить готовность участников рекомендовать ваши сборы другим.
Сбор качественных отзывов
Включите в опрос открытые вопросы, требующие развернутых ответов. Проанализируйте комментарии на предмет повторяющихся тем и проблем. Свяжитесь с участниками, оставившими негативные отзывы, для получения более детальной информации.
Сравните фактическую посещаемость с запланированной, а также количество активных участников в сессиях с интерактивными элементами (опросы, дискуссии). Сравните отзывы по каждому конкретному докладу. Отслеживайте упоминания о мероприятии в социальных сетях и СМИ.
