Уменьшите время ожидания на 60% благодаря оптимизированному check-in с использованием QR-кодов. Простая интеграция с вашим существующим списком приглашенных, исключающая ручной ввод данных.
Больше никаких потерянных бейджей! Наша платформа позволяет оперативно распечатывать пропуски прямо на месте, экономя время и нервы организаторов.
Сегментируйте аудиторию по группам (VIP, пресса, докладчики) для персонализированной коммуникации и упрощенного доступа к различным зонам. Получите аналитику в режиме реального времени о посещаемости каждой зоны, чтобы оптимизировать расположение точек питания и развлечений.
Как мгновенно зарегистрировать 1000 гостей?
Для моментальной регистрации тысячи посетителей на вашем приеме требуется многоканальный подход и предварительная настройка:
- Разделите поток: Организуйте минимум 10 точек регистрации, чтобы обрабатывать примерно 100 человек на каждую.
- Предварительная регистрация: 90% участников должны пройти онлайн-регистрацию за 2 недели до события. Это снижает нагрузку в день X.
- QR-коды: Используйте QR-коды для быстрой идентификации. Разошлите QR-коды всем зарегистрированным участникам заранее.
- Самостоятельная регистрация (Self-Check-in): Установите киоски саморегистрации с интуитивно понятным интерфейсом. Обеспечьте поддержку в виде персонала для помощи с трудностями.
- Специальное оборудование: Используйте сканеры штрих-кодов/QR-кодов для быстрого считывания информации с билетов или мобильных устройств.
- Персонал: Обучите команду для помощи с техническими проблемами и координации движения.
- Техническая инфраструктура: Обеспечьте надежное интернет-соединение и достаточное количество розеток.
- Интеграция данных: Убедитесь, что данные с онлайн-регистрации, QR-кодов и киосков саморегистрации собираются в единой базе данных в реальном времени.
- Тестовый запуск: Проведите тестовую регистрацию за день до события, чтобы выявить потенциальные проблемы и оптимизировать процесс. Протестируйте сканеры с разными типами устройств.
- Поддержка: Создайте группу поддержки, которая оперативно поможет решить возникающие проблемы с ПО или оборудованием.
Альтернативный вариант – использование планшетов с мобильным приложением для сканирования QR-кодов. Команда мобильных регистраторов может быстро перемещаться по площадке, регистрируя входящих.
Сокращаем очереди: Настройка быстрой проверки билетов
Для ускорения пропускной способности на сборах, сконфигурируйте функцию "Быстрая проверка". Она позволяет сканировать QR-коды билетов без переключения между разделами приглашения.
Рекомендации по настройке:
- Используйте несколько устройств сканирования: Распределите сканеры на входе, чтобы одновременно обрабатывать множество посетителей.
- Настройте уведомления: Включите звуковые и визуальные сигналы для успешной или неуспешной верификации билета.
- Обучите персонал: Предоставьте сотрудникам четкие инструкции по работе с приложением для сканирования и решению проблем.
- Протестируйте перед началом: Заранее проверьте работу сканеров и сетевого соединения, чтобы исключить задержки во время прибытия участников встречи.
- Интегрируйте с системой контроля доступа: Свяжите верификацию пропусков с турникетами или другими элементами контроля доступа для автоматизации процесса.
Дополнительно: Рассмотрите возможность предварительной загрузки списка участников с подтвержденными пропусками на сканирующие устройства. Это обеспечит возможность верификации даже при временном отсутствии интернет-соединения.
Учет посетителей: Получаем точные данные о посещаемости
Для точного подсчета присутствующих на сборе, используйте сканирование QR-кодов на входе. Это позволит автоматически фиксировать прибытие каждого участника.
Интегрируйте данные о билетах с программой считывания кодов. Это позволит отслеживать не только общее количество прибывших, но и конкретные категории билетов (например, "VIP", "Студент").
Анализ данных о посещаемости
После завершения события, проанализируйте собранные данные для оценки пиковых часов посещения и средней продолжительности пребывания участников. Эта информация ценна для планирования последующих сборов.
- Используйте данные о посещаемости для расчета конверсии из зарегистрированных участников в фактически пришедших.
Рекомендации по оборудованию и ПО
Выбирайте сканеры QR-кодов, способные обрабатывать большие объемы информации за короткий промежуток времени, особенно в часы пик. Рассмотрите варианты с возможностью интеграции в существующую базу данных.
- Установите несколько точек сканирования на входе для ускорения процесса регистрации.
- Протестируйте оборудование и программное обеспечение до начала мероприятия, чтобы избежать технических проблем.
Система управления гостями на мероприятии
Персонализация опыта: Настройка коммуникации с гостями
Чтобы улучшить взаимодействие с посетителями вашего сбора, сегментируйте аудиторию на основе данных, полученных при регистрации: интересы, предпочтения по питанию, статус участника. Это позволит адаптировать сообщения.
Настройка рассылок
Отправляйте целевые email-рассылки. Например, для новичков – приветственное письмо с кратким обзором площадки и основных активностей, для VIP-персон – приглашение на эксклюзивный прием. Рассмотрите возможность SMS-уведомлений для срочных обновлений, вроде изменений в расписании.
Индивидуальный контент на площадке
Используйте интерактивные киоски или мобильное приложение для демонстрации персональной информации: расписания с учетом выбранных секций, рекомендаций по докладам на основе заявленных интересов, списка контактов, представляющих ценность для конкретного человека.
Назначьте каждому посетителю уникальный ID для отслеживания взаимодействия с контентом.
Предлагайте настраиваемые push-уведомления через мобильное приложение. Участники должны иметь возможность выбирать типы уведомлений (например, только об изменениях в расписании или о начале интересующих их сессий).
Адаптируйте контент на экранах и стендах в зависимости от аудитории, находящейся поблизости. Для этого можно использовать данные геолокации в мобильном приложении.
Создавайте персонализированные бейджи. Добавьте на них не только имя и должность, но и QR-код, ведущий на индивидуальную страницу участника с дополнительной информацией и возможностью быстрого обмена контактами.
Автоматизация рассылок: Напоминания и обновления для гостей
Настройте автоматическую отправку SMS-сообщений за 24 часа до начала съезда, включая ссылку на карту проезда и QR-код для быстрой регистрации. Для участников VIP-секции отправьте персональное письмо с информацией об эксклюзивных мероприятиях и возможностью забронировать место.
При изменении времени выступления спикера, незамедлительно отправьте уведомление всем зарегистрированным посетителям, интересующимся этой темой. Включите в сообщение новую программу и ссылку на онлайн-трансляцию, если она доступна.
После завершения конференции, отправьте благодарственное письмо всем участникам с опросом об их впечатлениях и запросом на обратную связь. Предложите доступ к материалам выступлений и эксклюзивным скидкам на будущие аналогичные собрания.
Сегментируйте аудиторию для отправки более релевантных сообщений. Например, для прессы отправляйте отдельные пресс-релизы и приглашения на специальные брифинги. Для спонсоров - отчеты о количестве упоминаний бренда во время события и статистику по охвату аудитории.
Интеграция с CRM: Улучшаем взаимодействие с аудиторией
Связывайте данные о посещениях торжеств с CRM для персонализированной коммуникации. Автоматически добавляйте посетителей в целевые сегменты на основе их активности во время события.
Повышение лояльности через персонализацию
CRM-интеграция позволяет отправлять индивидуальные предложения и благодарности после завершения празднества. Анализируйте поведение присутствующих, чтобы предлагать релевантные акции и бонусы.
Например, если публика активно участвовала в интерактивной программе, предложите скидку на аналогичные развлечения. Планируете Лучший Новый год с шоу программой в Москве на любой вкус и масштаб?
Таблица данных о взаимодействии с аудиторией
Анализ данных: Как улучшить следующие мероприятия?
Снижение неявок (no-shows) на 15% возможно при сегментации приглашенных по интересам на основе их активности в онлайн-регистрации и рассылке таргетированных напоминаний за 48 часов до начала. Анализ демографических данных зарегистрированных лиц выявил, что посетители в возрасте 25-35 лет предпочитают интерактивные воркшопы, в то время как лица старше 45 лет отдают предпочтение панельным дискуссиям. Адаптируйте программу следующего ивента, увеличив количество воркшопов на 20% и уменьшив количество панельных дискуссий на 10%.
Для повышения вовлеченности проанализируйте тепловые карты передвижения посетителей по площадке. Если область с демо-стендами поставщиков привлекает значительно больше внимания, чем зона отдыха, переместите зону отдыха ближе к демо-стендам и добавьте больше посадочных мест. Опрос участников текущего события показал, что 60% удовлетворены скоростью регистрации, но 40% испытывают затруднения с поиском нужной информации о сессиях. Разработайте интерактивную карту с возможностью фильтрации по темам и спикерам и разместите ее на видном месте в зоне регистрации.
Отслеживайте активность пользователей в мобильном приложении события. Если функция вопросов спикерам используется активно (более 100 вопросов на сессию), рассмотрите возможность увеличения времени, отведенного на вопросы и ответы, на 15 минут. Если функция не пользуется популярностью, проведите опрос, чтобы выяснить причины (например, неудобный интерфейс, отсутствие модерации) и внесите необходимые изменения. Обратная связь, собранная в режиме реального времени, позволяет оперативно корректировать ход события и повышать удовлетворенность присутствующих.
