Прекратите тратить время на ручную обработку анкет. Сэкономьте до 70% времени благодаря автоматическому формированию списков участников и рассылке подтверждений.
Внедрите систему управления посещениями и получите:
Автоматическое подтверждение записи: Мгновенные уведомления для записавшихся, сокращающие число неявок.
Углубленный анализ: Получите полные отчеты о предпочтениях аудитории, чтобы адаптировать будущие собрания.
Безошибочный учет: Цифровая база данных исключает человеческие ошибки и дублирования.
Онлайн-регистрация на события
Как настроить онлайн-регистрацию за 15 минут?
Создайте форму для посетителей, используя конструктор форм, где не требуется программирование.
- Шаг 1: Выбор платформы. Используйте платформу для создания форм с готовыми шаблонами для учёта посетителей собраний.
- Шаг 2: Настройка полей. Добавьте поля: имя, фамилия, электронная почта, номер телефона, организация (если необходимо). Сделайте поле "электронная почта" обязательным.
- Шаг 3: Настройка подтверждения. Включите автоматические уведомления по электронной почте после заполнения формы.
- Шаг 4: Интеграция. Встройте форму на страницу с описанием события или поделитесь прямой ссылкой.
- Шаг 5: Тестирование. Заполните форму самостоятельно, чтобы убедиться в корректности работы.
Используйте интеграцию с Google Sheets для автоматического сбора данных о зарегистрированных участниках.
- Включите интеграцию в настройках формы.
- Укажите существующую таблицу или создайте новую.
- Настройте соответствие полей формы и столбцов таблицы.
Для крупных сборов, настройте ограничения по количеству мест и добавьте функциональность листов ожидания.
- Установите максимальное число участников в настройках формы.
- Включите опцию "лист ожидания", чтобы автоматически добавлять людей в список, если места закончатся.
Платформы часто предлагают отчёты в режиме реального времени, чтобы оценивать статистику посещений.
Какие данные собирать при регистрации на мероприятие?
Собирайте минимальный набор данных, необходимый для организации и улучшения опыта участников на предстоящем событии. Начните с:
Базовая информация:
- Полное имя (имя и фамилия).
- Актуальный адрес электронной почты (для отправки подтверждений, обновлений и материалов после встречи).
- Сфера деятельности/профессия (для понимания аудитории).
Специальные запросы:
- Диетические ограничения/аллергии (для организации питания).
- Потребности в доступности (например, требуется ли человеку инвалидная коляска).
- Предпочтения по темам или спикерам (для персонализации опыта на ивенте и планирования будущих сессий).
Дополнительная информация (опционально, собирается только при необходимости):
- Размер одежды (если планируется выдача брендированной продукции).
- Название организации (если это корпоративное мероприятие).
- Вопросы к спикерам (заранее собранные вопросы могут быть использованы во время сессии вопросов и ответов).
Важно: Четко укажите цель сбора каждого типа данных и получите согласие участников на обработку их персональной информации в соответствии с политикой конфиденциальности.
Прозрачность: Предоставьте возможность участникам редактировать или удалять свои данные после подачи заявки.
Как избежать ошибок при создании формы регистрации?
Ограничьте обязательные поля: Запрашивайте только ту информацию, которая абсолютно необходима для организации события. Избыток полей снижает конверсию. Проанализируйте, без каких данных процесс участия невозможен.
Оптимизируйте для мобильных устройств: Убедитесь, что форма корректно отображается и удобно заполняется на смартфонах и планшетах. Используйте адаптивный дизайн и крупные элементы управления.
Четкие и понятные подсказки
Предоставляйте контекстные подсказки и пояснения для каждого поля. Укажите требуемый формат данных, ограничения по длине, примеры заполнения. Это снизит количество ошибок и повысит удобство.
Тестируйте форму: Перед публикацией проведите тщательное тестирование формы с участием различных пользователей. Обратите внимание на удобство использования, понятность интерфейса и отсутствие ошибок.
Как интегрировать онлайн-регистрацию с вашей CRM?
Для прямой передачи данных участников собраний в вашу CRM, используйте API (интерфейс прикладного программирования). Многие платформы для автоматизации приёма заявок предлагают API, позволяющие автоматически отправлять данные (имя, контактная информация, должность и т.д.) в вашу CRM-систему сразу после завершения регистрации.
Рекомендации по интеграции:
- Используйте вебхуки (Webhooks): Настройте вебхуки в платформе для приёма заявок. Это позволит вашей CRM получать уведомления в реальном времени о каждой новой регистрации, что исключает необходимость постоянных запросов к API.
- Настройте сопоставление полей: Убедитесь, что поля данных в системе приёма заявок точно соответствуют полям в вашей CRM. Например, поле "Имя" должно быть сопоставлено с полем "Имя" в CRM.
- Автоматизируйте сегментацию: Используйте данные из системы приёма заявок для автоматической сегментации контактов в вашей CRM. Например, участников определённой конференции можно добавить в отдельный список для последующих маркетинговых кампаний.
В качестве альтернативы API можно рассмотреть использование Zapier или Integromat. Эти платформы позволяют создавать автоматизированные рабочие процессы (workflows) между различными приложениями, в том числе между платформами для организации сборов и CRM.
- Выберите триггер: Укажите событие, которое запустит рабочий процесс. В данном случае, это "Новая регистрация" в платформе для организации сборов.
- Выберите действие: Укажите действие, которое должно быть выполнено в CRM. Например, "Создать новый контакт" или "Обновить существующий контакт".
- Сопоставьте поля: Укажите, какие поля данных из платформы для организации сборов должны быть перенесены в соответствующие поля в CRM.
Регулярно проверяйте интеграцию, чтобы убедиться, что данные передаются корректно. Мониторьте журналы ошибок и исправляйте любые возникающие проблемы. Рассмотрите использование промежуточной базы данных для временного хранения данных перед их передачей в CRM, что позволит вам обрабатывать и форматировать данные при необходимости.
Как автоматически отправлять подтверждения регистрации?
Для автоматической отправки подтверждений после записи на событие настройте триггеры в вашей CRM-системе или платформе автоматизации маркетинга. Используйте вебхуки для передачи данных о новых участниках с формы регистрации в вашу систему. Альтернативно, интегрируйте платформу записи на собрание с сервисом email-рассылок через API.
Создайте шаблон электронного письма с персонализированными данными: имя участника, название семинара, дата и время проведения, местоположение (если есть) и уникальный QR-код для быстрого допуска. Включите в письмо ссылку для отмены записи, если это необходимо.
Настройте фильтры, чтобы исключить повторные отправки и отправку писем на недействительные почтовые ящики. Добавьте логику для отправки разных типов подтверждений в зависимости от типа события (конференция, мастер-класс, тренинг) или роли участника (спикер, гость, пресса).
Используйте A/B тестирование для оптимизации темы письма и содержания. Анализируйте метрики открываемости и кликабельности для улучшения вовлеченности. Регулярно проверяйте корректность работы автоматической отправки, чтобы избежать ошибок.
Укажите в письме контактные данные для связи в случае возникновения вопросов. Предоставьте доступ к часто задаваемым вопросам (FAQ) на вашем веб-сайте.
Онлайн-регистрация на мероприятия
Как напомнить участникам о мероприятии через онлайн-регистрацию?
Автоматизируйте напоминания через систему управления событиями: отправляйте персонализированные письма и SMS-сообщения за 7 дней, за 24 часа и за час до начала собрания. Добавляйте в напоминания QR-коды для быстрого доступа на встречу и ссылки на полезные материалы или Оформление банкетного зала на юбилей - основные правила, варианты и стили оформления.
Персонализированные уведомления
Настройте триггерные рассылки, основанные на действиях зарегистрированных лиц. Например, если участник не подтвердил своё присутствие за три дня до события, отправьте ему дополнительное письмо с акцентом на ценность события и мотивацией посетить его.
Интерактивные элементы в напоминаниях
Включите в напоминания интерактивные элементы, такие как опросы или вопросы для вовлечения аудитории и создания предвкушения от предстоящей конференции. Это повышает заинтересованность и снижает количество неявок.
Как анализировать данные регистрации после мероприятия?
Сравните фактическую посещаемость с количеством зарегистрированных участников для определения процента явки. Рассчитайте среднюю стоимость привлечения одного участника, разделив общие расходы на рекламу и продвижение на число зарегистрировавшихся.
Сегментируйте данные регистрации по демографическим признакам (возраст, пол, местоположение) и профессиональной сфере. Определите наиболее активные сегменты участников. Используйте эту информацию для таргетирования будущих промокампаний.
Оцените, какие каналы привлечения (социальные сети, email-рассылки, партнерские программы) принесли больше всего регистраций. Рассчитайте коэффициент конверсии для каждого канала. Инвестируйте в наиболее производительные каналы.
Проанализируйте данные об отмене регистрации. Выявите основные причины отказа от участия (например, изменение даты, времени, темы события). Учитывайте полученные сведения при планировании будущих встреч.
Сопоставьте данные о регистрации с информацией, полученной в ходе события (например, результаты опросов, обратная связь). Оцените соответствие ожиданий участников реальному опыту. Используйте эти сведения для улучшения содержания и формата будущих собраний.
Представьте собранные данные в виде наглядных графиков и диаграмм для облегчения восприятия и анализа. Сформируйте отчёт, содержащий ключевые показатели и рекомендации.
