Хотите, чтобы ваше событие запомнилось? Предоставляйте выбор: посещение площадки или интерактивное участие из любой точки мира.Сделайте акцент на вовлечении!
Для максимальной отдачи: используйте платформу, поддерживающую синхронные чаты для зрителей всех форматов. Интегрируйте опросы и Q&A сессии, чтобы вовлечь аудиторию, присутствующую как физически, так и удаленно.
Начните с анализа целевой аудитории. Разделите контент на блоки, подходящие для разного формата участия. Планируйте время с учетом разных часовых поясов, если ваша аудитория распределена географически.
Как спланировать рассадку участников: дистанционно vs. физически?
Сначала определите цели совместного просмотра контента. Если ключевое – взаимодействие, расположите присутствующих вокруг центрального экрана или стола для групповой работы. Для зрителей издалека создайте интерактивную доску для совместного рисования.
Для физических участников отдайте предпочтение круговой рассадке, если важны дискуссии. Используйте столы с микрофонами на каждом месте, чтобы слышать каждого человека, даже находящегося далеко. Установите камеры таким образом, чтобы участники, посещающие встречу удаленно, видели лица в зале.
Для удалённых участников: используйте платформу с возможностью разбивки на сессионные залы (до 6-8 человек в каждом). Подготовьте интерактивные задания для малых групп. Предоставьте возможность "поднимать руку" для вопросов спикеру.
Учитывайте зрение: для физически присутствующих – не дальше 5-7 метров от экрана, с углом обзора не более 30 градусов. Для удаленных – возможность масштабировать изображение на своём устройстве.
Синхронизируйте материалы. Предоставьте единый доступ к презентациям и другим документам в цифровом виде, чтобы у всех была актуальная информация. Альтернатива – распечатайте материалы для присутствующих, но сделайте их доступными и в сети.
Важно: Проведите техническую репетицию, чтобы проверить звук, видео и работу всех интерактивных инструментов как для тех, кто присутствует, так и для тех, кто присоединяется удалённо.
Чек-лист технического оснащения: что учесть для гибридного формата?
Аудио: Обеспечьте многоканальную систему микрофонов на площадке для захвата речи всех спикеров и участников. Используйте петличные микрофоны для докладчиков, вокальные микрофоны на стойках для панельных дискуссий и микрофоны типа "гусиная шея" для мест президиума. Проведите саундчек с участием всех микрофонов перед началом трансляции.
Видео: Минимизируйте задержку видеосигнала до 200 мс. Используйте PTZ-камеры с дистанционным управлением для динамичного изменения планов и масштабирования. Рассмотрите установку широкоугольной камеры для захвата всей аудитории в зале. Протестируйте цветокоррекцию для различных источников света.
Платформа трансляции: Выберите платформу с возможностью интеграции интерактивных элементов: опросов, чатов, сессий вопросов-ответов с модерацией. Проверьте поддержку платформой необходимого количества одновременных зрителей и стабильность работы при высокой нагрузке.
Интернет: Зарезервируйте канал передачи данных со скоростью отдачи не менее 50 Мбит/с. Организуйте дублирующий канал передачи данных от другого провайдера. Используйте кабельное соединение для камер и компьютеров, избегайте Wi-Fi.
Освещение: Равномерно осветите сцену и аудиторию, избегая резких теней и пересветов. Используйте софтбоксы для рассеивания света. Проверьте цветовую температуру освещения, чтобы избежать искажений на записи.
Экран: Размер экрана для физических зрителей должен соответствовать размеру зала и расположению мест. Разместите дублирующий экран для выступающих с таймингом и слайдами презентации.
Персонал: Пригласите звукорежиссера, видеооператора, техника по свету и модератора чата. Проведите инструктаж для всех членов команды перед началом представления.
Тестирование: Проведите генеральную репетицию за несколько дней до события, а также финальное тестирование всех систем за час до начала. Запишите тестовый фрагмент трансляции и проверьте качество звука и изображения.
Как вовлечь удалённую аудиторию: 5 проверенных стратегий.
Организуйте Q&A сессии с докладчиками в реальном времени. Соберите вопросы заранее через социальные сети или чат трансляции, чтобы подготовить спикеров. Это увеличит ценность для тех, кто следит за конференцией дистанционно.
Создайте виртуальные комнаты для нетворкинга. Разделите участников по интересам или сферам деятельности, чтобы они могли общаться в небольших группах. Это заменит часть опыта личного общения.
Предложите эксклюзивный контент для удалённых зрителей. Это могут быть дополнительные сессии, интервью или демонстрации продуктов, доступные только для тех, кто участвует дистанционно.
Геймифицируйте участие в действе. Используйте баллы, значки или призы за активность в чате, ответы на вопросы или участие в опросах. Подробности об организации свадеб можно найти здесь: Банкетный зал для свадьбы с видом на природу.
Как измерить успех комбинированного события: ключевые метрики.
Отслеживайте уровень вовлеченности участников на всех площадках.
- Оцените количество зарегистрировавшихся по сравнению с числом фактически присутствовавших как на реальной, так и на виртуальной локации.
- Анализируйте количество просмотров сессий в режиме потоковой передачи.
- Фиксируйте продолжительность просмотра контента каждым участником в виртуальном пространстве.
- Измеряйте активность в чатах, дискуссионных группах и других интерактивных элементах на всех платформах.
- Определите количество вопросов, заданных спикерам.
- Отслеживайте использование функций нетворкинга в виртуальной части события.
- Собирайте данные об участии в опросах и голосованиях.
- Анализируйте данные из анкет обратной связи, полученных от участников с разных локаций.
- Оцените количество упоминаний события в социальных сетях.
- Измерьте количество переходов на сайт события после его проведения.
- Сравните показатели вовлеченности для каждой части объединенного формата.
- Оцените количество новых контактов, установленных участниками.
- Измерьте количество загрузок материалов события.
- Фиксируйте количество посещений виртуальных стендов экспонентов.
- Анализируйте количество сообщений, отправленных между участниками в рамках цифровой платформы.
Бюджет гибридного мероприятия: где можно сэкономить?
Сократите расходы на площадку, уменьшив физическое пространство и переведя часть аудитории в виртуальный формат. Оцените минимальную необходимую площадь для ключевых спикеров и VIP-гостей, остальным предложите удаленное участие.
Оптимизируйте затраты на кейтеринг. Для участников, посещающих встречу лично, предложите ограниченный выбор напитков и закусок вместо полноценного обеда. Виртуальным посетителям предоставьте купоны на скидку в службах доставки еды.
Используйте бесплатные или недорогие платформы для проведения онлайн-части события. Вместо дорогих специализированных решений рассмотрите варианты с базовым функционалом, достаточным для трансляции и общения.
Минимизируйте расходы на печатные материалы. Откажитесь от буклетов и раздаточных материалов, заменив их электронной версией, доступной для скачивания. Используйте QR-коды для доступа к информации.
Сократите затраты на персонал, автоматизируя процессы регистрации и поддержки участников. Используйте чат-ботов для ответов на часто задаваемые вопросы и онлайн-системы регистрации.
Пересмотрите расходы на развлечения. Вместо дорогостоящих артистов и шоу-программ предложите интерактивные сессии, викторины или онлайн-конкурсы, которые вовлекут аудиторию.
Сократите бюджет на продвижение, используя социальные сети и email-маркетинг вместо платной рекламы. Задействуйте партнерские программы и сотрудничество с блогерами.
Выбирайте время проведения, когда спрос ниже (например, будние дни или межсезонье), чтобы получить скидки на аренду оборудования и услуги подрядчиков.
Рассмотрите возможность бартерных сделок с партнерами для получения бесплатных услуг или скидок в обмен на рекламу или продвижение их бренда.
